Archivo workspace-relief

“Workspace-relief”: alivias la cuota de tu Outlook / Gmail manteniendo el histórico completo, buscable, perpetuo.

Qué es y qué NO es

✅ Es un almacén de búsqueda perpetuo. Cada mensaje que cumple un año queda congelado con su organización final (carpetas/labels). Sigues buscando por contenido full-text desde nuestro webmail.

✅ Es lo que necesitas si tu equipo se queja de “ya no me caben los correos en Outlook” o tu factura de Workspace crece por GB.

⚠️ No es un archivo de cumplimiento legal (MiFID II, FINRA, HIPAA estricto). Si tu sector lo exige, hablamos de la versión Compliance aparte.

⚠️ No es una copia exacta y reproducible de la organización viva de tu buzón. La estructura del archivo es la del momento del aniversario de 12 meses del mensaje (cuando se considera “final”).

⚠️ No envía mensajes. El archivo es solo lectura para el usuario por diseño — sin SMTP submission, sin IMAP APPEND, sin “responder al mensaje” desde el webmail del archivo. Tus usuarios siguen escribiendo desde su Outlook / Gmail como hasta ahora; aquí solo está la copia archivada. Ver Límites de envío.

Cómo funciona por dentro

1. Bulk inicial: en el alta, nos das un OAuth grant (por dominio) en tu Workspace o tenant M365. Bajamos tu histórico vía API nativa preservando labels/carpetas.
2. Steady-state: configuras en tu Workspace / M365 una routing rule o transport rule que añade copia ciega de cada mensaje (entrante y saliente) a <usuario>@<tu-dominio>.jmail.com.es. A partir de ese punto, captura continua sin polling.
3. Resync aniversario: una vez al mes, comprobamos los mensajes que cumplen 12 meses y refrescamos su ubicación final en el archivo según donde haya acabado el usuario en su origen.
4. Búsqueda: vía webmail con FTS (Meilisearch) — encuentras cualquier palabra del cuerpo, asunto o adjunto en milisegundos.

Quién ve qué

• Tus usuarios entran al webmail con sus credenciales. Solo ven SU buzón. Solo lectura: marcar leído/no leído, buscar, exportar. No pueden borrar.
• Tus admins (rol según contrato) pueden ver buzones del dominio para soporte.
• Nosotros (ICS) podemos borrar a petición tuya (GDPR / derecho al olvido / errores). Cada borrado queda en audit log.

Te llevas tus mensajes si te vas

Sí. En cualquier momento. IMAP-pull con un cliente desktop (Thunderbird, Apple Mail) o JMAP descarga. Cobramos por almacenamiento; no te retenemos los datos.

Si detectamos descargas masivas inusuales (> 1 GB en 1 h por un usuario) generamos alerta para que decidas si es legítimo o cuenta comprometida.

Borrado en el origen

Mucha gente nos contrata para esto: tener archivo nos permite borrar del Workspace / M365 lo viejo, liberando cuota. Te ofrecemos política por contrato (p. ej. “todo > 12 meses, salvo etiquetados como Starred”).

Esta feature la activamos cuando tu archivo está estable y validado (no antes — primero queremos asegurarnos de que el archivo es íntegro).

Detalle Gmail vs M365