Archivo workspace-relief

“Workspace-relief”: alivias la cuota de tu Outlook / Gmail manteniendo el histórico completo, buscable, perpetuo.

Qué es y qué NO es

✅ Es un almacén de búsqueda perpetuo. Cada mensaje que cumple un año queda congelado con su organización final (carpetas/labels). Sigues buscando por contenido full-text desde nuestro webmail.

✅ Es lo que necesitas si tu equipo se queja de “ya no me caben los correos en Outlook” o tu factura de Workspace crece por GB.

⚠️ No es un archivo de cumplimiento legal (MiFID II, FINRA, HIPAA estricto). Si tu sector lo exige, hablamos de la versión Compliance aparte.

⚠️ No es una copia exacta y reproducible de la organización viva de tu buzón. La estructura del archivo es la del momento del aniversario de 12 meses del mensaje (cuando se considera “final”).

Cómo funciona por dentro

1. Bulk inicial: en el alta, nos das un OAuth grant (por dominio) en tu Workspace o tenant M365. Bajamos tu histórico vía API nativa preservando labels/carpetas.
2. Steady-state: configuras en tu Workspace / M365 una routing rule o transport rule que añade copia ciega de cada mensaje (entrante y saliente) a <usuario>@<tu-dominio>.jmail.com.es. A partir de ese punto, captura continua sin polling.
3. Resync aniversario: una vez al mes, comprobamos los mensajes que cumplen 12 meses y refrescamos su ubicación final en el archivo según donde haya acabado el usuario en su origen.
4. Búsqueda: vía webmail con FTS (Meilisearch) — encuentras cualquier palabra del cuerpo, asunto o adjunto en milisegundos.

Quién ve qué

• Tus usuarios entran al webmail con sus credenciales. Solo ven SU buzón. Solo lectura: marcar leído/no leído, buscar, exportar. No pueden borrar.
• Tus admins (rol según contrato) pueden ver buzones del dominio para soporte.
• Nosotros (ICS) podemos borrar a petición tuya (GDPR / derecho al olvido / errores). Cada borrado queda en audit log.

Te llevas tus mensajes si te vas

Sí. En cualquier momento. IMAP-pull con un cliente desktop (Thunderbird, Apple Mail) o JMAP descarga. Cobramos por almacenamiento; no te retenemos los datos.

Si detectamos descargas masivas inusuales (> 1 GB en 1 h por un usuario) generamos alerta para que decidas si es legítimo o cuenta comprometida.

Borrado en el origen

Mucha gente nos contrata para esto: tener archivo nos permite borrar del Workspace / M365 lo viejo, liberando cuota. Te ofrecemos política por contrato (p. ej. “todo > 12 meses, salvo etiquetados como Starred”).

Esta feature la activamos cuando tu archivo está estable y validado (no antes — primero queremos asegurarnos de que el archivo es íntegro).

Detalle Gmail vs M365